VES - Case Study
Ein Bericht zur Einführung einer Kapitalanlagen-Verwaltungssoftware bei dem Versorgungswerk der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe.
VZWL - Die Ausgangslage
Das Versorgungswerk der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe (VZWL) mit Sitz in Münster bietet als berufsständische Versorgungseinrichtung seit dem Jahr 1957 allen Kammerangehörigen und Ihren Familien eine angemessene Alters- und Hinterbliebenenversorgung und im Falle der Berufsunfähigkeit eine wirksame Absicherung, wobei mittlerweile ca. 7.000 Zahnärztinnen und Zahnärzte zu seinen Mitgliedern gezählt werden.
Als Versorgungswerk unterliegt das VZWL der Versicherungsaufsicht des Landes Nordrhein-Westfalen, wobei das entsprechende Finanzministerium als oberste Aufsichtsbehörde die Überwachungsfunktion ausübt.
So ist u.a. zu gewährleisten, „dass die Versorgungswerke jederzeit in der Lage sind, ihre Verpflichtungen gegenüber den Mitgliedern zu erfüllen, dass sie ausreichende versicherungstechnische Rücklagen bilden, ihr Vermögen in entsprechend geeignete Vermögenswerte anlegen, die kaufmännischen Grundsätze hinsichtlich Verwaltung, Rechnungslegung und Kontrolle einhalten, eine ausreichende Kapitalausstattung vorhalten und die Grundlagen ihres Geschäftsplans erfüllen."
Diese Anforderungen resultieren in einem Berichtswesen gegenüber dem Finanzministerium NRW, welches insbesondere im Bereich der Kapitalanlagen ein flexibles und zuverlässiges Verwaltungssystem erfordert.
Die Anforderungen
Das Kapitalanlageverwaltungssystem soll neben den allgemein üblichen Funktionen (wie z.B. Cashflow und Kennzahlenberichte) die aufsichtsrechtlichen Besonderheiten eines Versorgungswerks abbilden können. So sind Versorgungswerke des Landes NRW u.a. verpflichtet, einen sogenannten Bericht zur Risikoeinstufung zu melden, der anhand der Anlageverordnung die unterschiedlichen Kapitalanlagearten mit entsprechenden Risikokennziffern bewertet, um schließlich eine Risikoeinstufung des gesamten Kapitalanlagenbestands zu ermitteln.
Weiterhin sind „Formgebundene Erläuterungen zu den Vermögensanlagen" zu melden, wobei im speziellen die Muster fünf und sechs auf Basis des Kapitalverwaltungssystems zu füllen sind. Diese stellen die Entwicklung des Kapitalanlagenbestands dar.
Es galt also, eine Kapitalverwaltungssoftware zu finden, die zum einen den marktüblichen Erfordernissen gerecht wird, zum anderen aber auch die oben genannten speziellen Anforderungen eines Versorgungswerks unter Landesaufsicht zu erfüllen weiß.
VES GmbH - Kapitalanlagen, Planung und Verwaltung
In der Ausschreibungsphase wurden mehrere Software-Produkte vor Ort in Münster präsentiert, darunter auch das Programm „Kapitalanlagen - Planung und Verwaltung" (KPV) aus dem Hause VES GmbH.
Die VES GmbH als Anbieter von Softwarelösungen und Consulting-Dienstleister in der Vericherungsbranche verfügt über nahezu 25 Jahre Erfahrung in diesem Bereich und über einen bundesweiten Kundenstamm, zu welchem auch Versorgungswerke gehören.
Den Zuschlag erhielt letzten Endes das Programm KPV, nicht nur wegen des angebotenen Leistungsspektrums, sondern insbesondere auch aufgrund der Erfahrung der VES GmbH mit weiteren Kunden aus dem Geschäftsbereich der Versorgungswerke sowie des umfangreichen Informationsnetzwerks mit seinen u.a. guten Kontakten, auch zu den behördlichen Verwaltungsorganen.
KPV als mandantenfähiges Mehrbenutzersystem verwaltet die Finanzinstrumente über verschiedene Ebenen, um dem Anwender ein flexibles Arbeiten zu ermöglichen:
Die Stammdatenebene umfasst alle allgemeingültigen Daten zu Ländern, Indizes, Währungen, Emittenten und insbesondere den Kapitalanlagen selbst.
In der nächsten Ebene, den sogenannten Zuordnungen, werden den Finanzinstrumenten bestimmte, individuelle Eigenschaften wie z.B. Vermögensart, Zuordnung zum Sicherungsvermögen oder Bewertungsmethodik zugewiesen.
Sind alle Informationen vorhanden, so wird durch verschiedene Transaktionen (Buchungen) der Bestand im System verwaltet, d.h., gekauft, verkauft, abgegrenzt, abgeschrieben etc.
Die Steuerung des Systems erfolgt aufgrund einer umfangreichen Benutzerrechteverwaltung, die es ermöglicht, einzelnen Gruppen oder auch einzelnen Anwendern gezielt unterschiedliche Zugriffsrechte zu gewähren. Somit ist u.a. eine wirkungsvolle Trennung von Front- und Back-Office gegeben.
Der Projektablauf
Das Projekt zur Softwareeinführung beim VZWL lässt sich grob in vier Hauptphasen unterteilen:
Die Phase 1 befasste sich damit, die Rahmenbedingungen für die Projektumsetzung sowie die grundsätzlichen Anforderungen an das Verwaltungssystem zu definieren.
In der Phase 2 ging es darum, Details zur Umsetzung festzulegen. So wurden zwei Pflichtenhefte vom Kunden erstellt, jeweils mit Schwerpunkten aus dem Front- und Back-Office, da hier unterschiedliche Anforderungen an das System gestellt werden. Von Auswertungen/Listen, wie z.B. Saldenliste und Kontenauskunft, bis hin zu den melderechtlichen Erfordernissen, wie die Meldungen zur Mischung oder die Millionenkreditanzeige, sind je Abteilung unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen. Hier wurden auch Details zu den spezifischen Meldungen für die Landesaufsicht NRW festgehalten, was den Bericht zur Risikoeinstufung, sowie die formgebundenen Erläuterungen zu den Vermögensanlagen betrifft.
Die Installation der notwendigen EDV-Infrastruktur sowie der KPV-Datenbanken und der KPV-Anwendungen auf den Arbeitsplätzen erfolgte ebenfalls in Phase 2.
Sobald die Erfordernisse aus den Pflichtenheften qualifiziert worden waren und sich deren Umsetzung als problemlos erwiesen hatte, konnte Phase 3 eingeläutet werden, in der die Mitarbeiter am Programm geschult wurden und gleichzeitig den Datenbestand aufgebaut haben.
Von einer Migration aus dem Alt-System wurde abgesehen, da dieses nicht alle erforderlichen Stammdaten lieferte.
Die letzte Phase des Projekts, Phase 4, bildete die Finalisierung der Softwareeinführung. In dieser Phase wurden im Rahmen von weiteren Gesprächen abschließende Fragen sowie noch offene Punkte geklärt, individuelle Umsetzungen (insbesondere im Bereich des Meldewesens der Landesaufsicht) qualifiziert und abgenommen.
Ausblick
Ein abgeschlossenes Projekt bedeutet nicht, dass der Kontakt zum Kunden abnimmt oder gar gänzlich abbricht. Sowohl der Kunde als auch der Softwarehersteller sind an einer längerfristigen Partnerschaft interessiert, da es beiderseitige Interessen zu wahren gilt. Für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit bietet die VES GmbH eine ganzheitliche Betreuung an, die auch den Support und zusätzliche Dienstleistungen umfasst. Die VES als Softwareanbieter wiederum erhält ein wichtiges Feedback, um von Hinweisen auf Problemfälle, wie auch insbesondere von Verbesserungsvorschlägen zu profitieren. Denn eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung des Produkts ist eines der Hauptanliegen nicht nur des Anwenders, sondern auch des Herstellers.
