Den Schatz in der Administration heben
Um im Wettbewerb bestehen zu können, haben viele Unternehmen in den letzten Jahrzehnten ihre Anstrengungen auf die Rationalisierung der Produktionsabläufe fokussiert. Während Produktionsprozesse oft bis ins Detail rationalisiert sind, sind die Abläufe in der Verwaltung zu kostenintensiv.
Eine Fraunhofer Studie aus dem Jahre 2006 belegt diese ungenutzten Ressourcen mit einer Verschwendungsrate in administrativen Bereichen von 32%. Als Hauptursachen werden schlecht abgestimmte Prozesse und die Arbeitsplatzorganisation genannt. (Fraunhofer IPA – Kaizen Institute; Studie „Lean Office 2006“)
Im Einzelnen teilten sich die Aussagen folgendermaßen auf:
- 51% Verschwendung durch schlecht abgestimmte Prozesse
- 31% Verschwendung am Arbeitsplatz durch schlechte Werkzeuge, viele Suchzeiten, schlechte Datenablage
- 18% Sonstiges
Woran erkennt man die Verschwendung im administrativen Tagesablauf?
Suchzeiten, Wartezeiten, Liegezeiten, Rückfragen, Nacharbeiten, Doppelarbeiten, Nichtarbeiten, und Arbeiten „für den Papierkorb“ geben klare Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten.
Während Suchzeiten auf mangelhafte Ordnungsstrukturen hinweisen, sind Warte- und Liegezeiten typische Erscheinungen suboptimaler Prozessabläufe. Rückfragen und Nacharbeiten sind Ausdruck für Qualitätsprobleme. Doppel-, Nicht- und „Papierkorb“-Arbeiten resultieren häufig aus ungeklärten Zuständigkeiten bzw. unklaren Anweisungen.
Wie kann man die Verschwendung beseitigen?
Ineffizienz und Ineffektivität verbergen sich in internen Bereichen in vielen kleinen Einzelthemen. Für sich allein genommen erscheinen sie oft relativ harmlos. Deshalb wird häufig die Notwendigkeit der Verbesserung nicht gesehen.
Wir sehen uns in der Verantwortung, die Kunden zu einer Geschäftsprozessoptimierung zu motivieren.
Durch die permanenten Kontakte zu unseren Kunden erfahren wir derzeit verstärkt die Bestrebungen in diese Richtung. Die Lösung liegt jedoch selten in einem großen Umstrukturierungsprojekt, sondern in der Umsetzung vieler klein erscheinender Schritte.
Pragmatisch und erfolgreich: Lean Administration schafft hier entsprechende Wege.
WAS IST LEAN MANAGMENT?
Eine Management-Philosophie...
...bei der alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten zu vermeiden sind.
Ein Weg...
...bei dem das bestehende System aus zwei Perspektiven anhand von Prinzipien überprüft und verbessert wird:
- aus der Sicht des Kunden, dessen Wünsche nach Verfügbarkeit, Individualität, Qualität und Preisgestaltung es möglichst optimal zu erfüllen gilt;
- aus der Sicht des Unternehmens selbst, das profitabel funktionieren und seine Wettbewerbsfähigkeit verbessern muss.
Eine Unternehmenskultur...
...die Werte ohne Verschwendung zu schaffen, in den Vordergrund des Handelns stellen.
Die VES setzt dabei auf die Methoden und Expertisen des Lean Management Instituts in Aachen und arbeitet in ihren Projekten eng mit deren Mitarbeitern zusammen.
Nach der Ausbildung unserer Mitarbeiter im letzten Jahr haben wir nun bereits begonnen, (gemeinsam mit einigen unserer Kunden) erste Projekte zu verabschieden und zu realisieren.
Möchten Sie mehr Informationen zu diesem Thema haben oder interessieren Sie sich für konkrete Fragestellungen, so sprechen Sie uns gerne an.
