Das Rentenbezugsmitteilungsverfahren aus Sicht eines Dienstleisters
Seit 2005 besteht eine Meldepflicht für Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge. Im Folgenden ist die historische Entwicklung des Verfahrens aus Sicht der VES GmbH als Dienstleister geschildert:
Im Juli 2004 wurden bei der ZfA die Arbeiten zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren aufgenommen. Das Jahr 2005 wurde zur Klärung offener fachlicher Fragen genutzt und im folgenden Frühjahr konnte die technische Abstimmung mit der Finanzverwaltung beginnen. Die technische Realisierung begann im Frühjahr 2007.
Die Meldung
Über den Zeitpunkt der erstmaligen Meldung der Mitteilungspflichtigen gab es lange Zeit Irritationen bei allen Beteiligten (Mitteilungspflichtige, Softwarelieferanten, ZfA). Aus diesem Grund hat das BZSt die Mitteilungspflichtigen mit Schreiben vom 05. Dezember 2005 (BStBl. I S.1029) darüber informiert, dass der Zeitpunkt der erstmaligen Meldung in einem gesonderten Schreiben mitgeteilt wird.
Daraufhin wurde seitens der Mitteilungspflichtigen und deren Softwarelieferanten regelmäßig versucht, Informationen zum Start des Verfahrens zu erhalten, doch selbst auf den Informationsveranstaltungen der ZfA zum Rentenbezugsmitteilungsverfahren am 06. September 2004 und 13. Juni 2007 in Berlin und auf der CeBit 2008 konnten noch keine Aussagen zum Zeitpunkt der erstmaligen Meldung getroffen werden. Als rein ausführendes Organ war es der ZfA nicht gestattet, eigenverantwortlich einen Termin zu bestimmen. Dies ist Aufgabe des Gesetzgebers bzw. des BZSt.
Der Starttermin wurde mehrmals verschoben, bis es im Ergebnis hieß, dass die rückwirkenden Meldungen der Jahre 2005 bis 2008 bis zum 31. Dezember 2009 eingereicht werden sollten. Die Meldungen für das Jahr 2009 mussten bis zum 01. März 2010 übermittelt werden.
Die Steuer-ID
Im BMF-Schreiben vom 09. Mai 2005 wurde mitgeteilt, dass mit der Vergabe der Steueridentifikationsnummer für jeden Bundesbürger nicht vor 2008 zu rechnen sei. Grund war, dass das Sammeln der Daten länger dauerte als zuvor angenommen. Zum 01. Juli 2007 hatten ca. 95% (5.300 von 5.500) aller Einwohnermeldeämter ihre Daten an das BZSt übermittelt. Dort mussten die Daten aller Einwohner der Bundesrepublik Deutschland in einem sehr aufwändigen Verfahren auf doppelte Datensätze und Karteileichen geprüft und bereinigt werden. Auch dieser Aufwand wurde unterschätzt, und nur mit Hilfe externer EDV-Firmen konnte das Verfahren abgeschlossen werden.
Letztlich wurden ab Anfang August 2008 die Bundesbürger angeschrieben. Im Ergebnis sollten über 80 Millionen Steueridentifikationsnummern versendet werden. Hierbei kam es im norddeutschen Raum zu einem erheblichen Fehler. Bürger wurden mit falschen Geburtsnamen bedacht, in Ausländer verwandelt und Geburtsorte wurden kurzerhand verlegt. In Stade sprach man z.B. von „gefühlten 100% fehlerhaft zugeordneten Daten“. So kam z.B. der Vize-Bürgermeister Dirk Kraska plötzlich aus dem Libanon und hörte auf den Geburtsnamen Solonin.
Die Steueridentifikationsnummer ist ein Pflichtfeld in den Daten der auf elektronischem Wege an die ZfA zu sendenden Rentenbezugsmitteilungen und gilt als eindeutiges Zuordnungskriterium der Rentenbezugsmitteilungen zum Leistungsempfänger. Die Steueridentifikationsnummer darf keinerlei Rückschlüsse auf den Leistungsempfänger zulassen, weshalb bereits vorhandene eindeutige Nummern (z.B. die Sozialversicherungsnummer) nicht verwendet werden konnten. Aus diesem Grund wurde eine ganz neue Nummer ins Leben gerufen, die selbst an Neugeborene und Kinder vergeben wird und über den Tod hinaus Gültigkeit behält.
Bis zum heutigen Tag sind noch nicht alle Bundesbürger mit einer Steueridentifikationsnummer versorgt. Dementsprechend werden sich die rückwirkenden und wahrscheinlich auch zukünftigen Meldungen noch einige Zeit hinziehen.
Die Technologie
Mit der ZfA hat sich das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einen kompetenten Partner ins Boot geholt, der durch das Riesterverfahren bereits Erfahrungen auf dem Gebiet der Datenkommunikation mit der „Versicherungswirtschaft“ hat. Die ZfA konnte auf eine vorhandene Infrastruktur aufsetzen (siehe Abbildung 1). Es mussten lediglich zusätzliche Daten-Queues für RebSy eingerichtet werden. Mitteilungspflichtige, die der ZfA bereits durch das Riesterverfahren (ZuSy) bekannt waren, hatten einen sehr geringen Registrierungsaufwand für das neue Verfahren. Alle anderen Mitteilungspflichtigen mussten einen zum Riesterverfahren analogen Antrag ausfüllen.
RebSy – Varianten der technischen Anbindung
Abb.1: Grafik aus den Unterlagen der 2.Infoveranstaltung der ZfA
Datenschutz
Nach §139b Abgabenordnung (AO) darf eine natürliche Person nicht mehr als eine Identifikationsnummer erhalten. Jede Identifikationsnummer darf nur einmal vergeben werden. Die Finanzbehörden dürfen die Identifikationsnummer nur erheben und verwenden, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift die Erhebung oder Verwendung der Identifikationsnummer ausdrücklich erlaubt oder anordnet.
Um diese Vorgaben zu erfüllen, musste eine zentrale Speicherung der Meldeämterdaten beim BZSt ins Leben gerufen werden, was von Datenschützern kritisch verfolgt wurde (z.B. durch eine Anfrage der Abgeordneten Dr. Wissing und Dr. Solms an die Bundesregierung).
Kommuniziert wurde dann, dass ab Verfügbarkeit der Steueridentifikationsnummer und Versand an alle Bundesbürger die Meldungen rückwirkend ab 2005 erfolgen müssen.
Der neu im Einkommenssteuergesetz aufgenommene § 22a verpflichtet u. a. Versicherungsunternehmen, berufsständische Versorgungswerke, Pensionskassen und Pensionsfonds (Mitteilungspflichtige) zur Dokumentation der steuerpflichtigen Leistungen gegenüber der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA). Im sogenannten RebSy-Verfahren werden die Rentenbezugsmitteilungen elektronisch an die ZfA übermittelt. Als eindeutiges Identifikationskriterium dient die neue Steueridentifikationsnummer, die jedem Bundesbürger zugeteilt wird. Die Mitteilungspflichtigen sind verpflichtet, die Steueridentifikationsnummer bei ihren Kunden (den Leistungsempfängern) zu erheben. Das Maschinelle Abfrageverfahren (MAV) dient dazu, die Identifikationsnummern auf elektronischem Weg über die ZfA beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) abzufragen. Weiterhin müssen nach § 22 Nr. 5 Satz 7 EStG alle Anbieter von Riester-Produkten und Anbieter von Produkten der betrieblichen Altersversorgung auch den Kunden die erbrachten Leistungen mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks bescheinigen.
Die VES GmbH
Seit 1985 unterstützt die VES ihre Kunden durch die Bereitstellung von Dienstleistungen und Services. Seit dem Jahre 1987 verfügt die VES GmbH über ein Softwaresystem zur Verwaltung von Pensionskassen, welches mittlerweile auf die Bedürfnisse der betrieblichen und privaten Altersversorgung ausgebaut worden ist. Neben der Bestandsverwaltungssystemen konzentrieren wir uns auf die benötigten „Randsysteme“, wie bspw. eine Applikation hinsichtlich des Meldeverfahrens, das Thema „Riester“ betreffend, oder eben auch eine Anwendung, mit der sich die Leistungsmitteilungen nach § 22 Nr. 5 EStG und vor allem die RebSy-Meldungen nach § 22a EStG (VES-ReV) verwalten/durchführen lassen.
Aktuell setzen 30 unserer Kunden die Applikation VES-ReV ein. 24 davon haben sich für die Outsourcingvariante entschieden. Die höchste bisher verwaltete Mandantenanzahl liegt bei acht.
Trotz aller Widrigkeiten und Verzögerungen bei der Umsetzung des geforderten Verfahrens konnte die VES weit vor dem 31. Dezember 2009 bei den meisten Leistungsempfängern die Steueridentifikationsnummer über das MAV ermitteln und an die Mitteilungspflichtigen weitergeben. Die Erfolgsquote lag dabei zwischen 83% und 93%, und die Dauer der Anfrage dauerte bei der ZfA zwischen zwei und 17 Tagen. Ein Großteil der dann noch manuell von den Mitteilungspflichtigen zu ermittelnden Steueridentifikationsnummer konnte daher noch rechtzeitig vor dem 31. Dezember 2009 der VES mitgeteilt werden, um eine fristgerechte Meldung der Leistungsjahre 2005 bis 2008 an die ZfA abzusetzen.
